Lorsqu’une demande ne convient pas à votre espace, vous pouvez la refuser depuis la demande elle-même. Voici comment procéder, et ce que cela change pour vous comme pour le locataire.
Refuser une demande
Ouvrez la demande depuis votre boîte de réception.
Sous Actions :, sélectionnez Refuser la demande.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, Rejeter cette demande, choisissez un motif sous Raison du refus. Le motif est obligatoire.
Ajoutez un mot sous Commentaires (facultatif) si vous souhaitez vous expliquer. Votre commentaire part au locataire sous forme de message une fois qu’il a passé notre contrôle des messages.
Sélectionnez Décliner pour confirmer, ou Fermer pour revenir en arrière sans rien changer.
Le bouton n’apparaît plus dès qu’un paiement existe sur la demande, qu’il soit encore en cours ou déjà abouti, ni sur les annonces que Space to Pop gère pour vous.
Ce qu’il advient de la demande
Voici ce que produit un refus sur une demande encore ouverte, à laquelle vous n’avez pas déjà répondu par une invitation à réserver.
La demande passe au statut Refusée. Le fil d’avancement, en haut de la demande, indique « Request Declined by Space Representative ». Cette ligne n’existe qu’en anglais, quelle que soit la langue dans laquelle vous utilisez le site.
Le motif que vous avez choisi apparaît sur la demande sous Raison de l’annulation. Cet intitulé sert aussi bien aux demandes refusées qu’aux demandes annulées.
Votre commentaire, si vous en avez écrit un, est ajouté à la conversation avant sa fermeture.
La conversation se ferme. Ni vous ni le locataire ne pouvez plus y envoyer de message, et elle indique « Cette demande a été rejetée ». Tout ce qui a été écrit reste lisible, et vous pouvez tous les deux continuer à écrire au service client de Space to Pop au sujet de cette demande.
Rien ne change dans votre calendrier. Une demande ne bloque jamais vos dates : il n’y a donc rien à libérer, et aucun paiement n’est prélevé ni remboursé.
Si vous aviez déjà invité le locataire à réserver, ou si la demande était devenue inactive
Ces deux cas se terminent autrement. Le bouton est le même, mais la demande passe au statut Annulée et non Refusée, la conversation fermée indique « Cette demande a été annulée », nous en informons le locataire par e-mail, et Space to Pop enregistre votre nom comme celui de la personne qui a mis fin à la demande. Une demande devient inactive après 7 jours sans activité : une demande ancienne suivra donc souvent ce chemin.
L’annulation d’une réservation déjà confirmée et payée est un sujet distinct, qui relève de notre politique d’annulation : voir Annulations du propriétaire de l’annonce. Le bouton de refus ne peut pas vous y mener : il a disparu dès lors qu’un paiement a abouti.
Peut-on revenir en arrière ?
Vous ne pouvez pas rouvrir vous-même une demande que vous avez refusée. Les seules demandes que vous pouvez remettre en jeu sont celles restées sans activité, passées au statut inactif. Si vous changez d’avis, demandez au locataire de vous envoyer une nouvelle demande pour l’espace.
Un refus me pénalise-t-il ?
Refuser est une réponse à part entière. Le Guide de la plateforme, dans votre compte, vous demande de « répondre positivement ou négativement à chaque demande, même si votre espace n’est pas disponible ». Trois points méritent votre attention :
Votre taux de réponse considère qu’une demande a reçu une réponse lorsque vous répondez au locataire dans les 24 heures suivant sa réception, sur les 90 derniers jours. Inviter le locataire à réserver, ou accepter sa demande de réservation, compte à soi seul. Un refus ne compte pas, sauf si vous écrivez quelque chose : le motif que vous sélectionnez n’est pas un message, seul le commentaire en est un. Écrivez donc un mot lorsque vous refusez.
Ce commentaire est contrôlé avant d’arriver au locataire, et il ne compte comme votre réponse qu’une fois ce contrôle passé. N’y mettez ni numéro de téléphone ni adresse e-mail : un mot qui en contient est mis de côté pour une relecture humaine et peut être écarté, et vous ne pouvez pas en envoyer un autre, puisque la conversation est déjà fermée. Le chiffre n’est par ailleurs recalculé qu’une fois par jour : il ne bougera donc pas au moment même où vous refusez.
Votre taux de réservation correspond aux réservations acceptées divisées par les demandes reçues sur ces mêmes 90 jours : une demande refusée reste donc comptée dans le total. Voir Comment améliorer votre taux de réservation.
Le Guide de la plateforme vous demande de maintenir un taux de réponse supérieur à 90 % et un taux de réservation supérieur à 10 % pour garder vos annonces en ligne.
Ce que fait le locataire ensuite
Nous invitons les locataires à chercher d’autres espaces correspondant à leur projet. Voir Que faire si votre demande de réservation est refusée.
Pour les autres façons de répondre à une demande, voir Comment gérer mes demandes ?